Comptabilité
Embauche, première embauche, quelles sont les démarches ?
Publié le 29 JUILLET 2022
Faites vous accompagner par un cabinet comptable moderne et résolument humain !
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Dans un mois, la fin des vacances sonnera et une nouvelle année va démarrer ! Qui dit nouvelle année dit nouveau départ, qui dit nouveau départ dit peut-être évolution de votre entreprise, et sans doute que cette évolution (et on vous le souhaite) vous emmène à vous poser la question d’un nouveau (ou de votre premier) recrutement ? Stagiaire, salarié, alternant ou apprenti, c’est une étape importante dans la vie d’un entrepreneur, et qui peut paraître un peu angoissante : recherche, entretiens, paperasse, démarches… Mais pas de panique, la Team A2N est là ! Alors, on ne va pas pouvoir faire grand-chose pour la recherche et les entretiens, mais par contre on peut vous retirer le poids de l’angoisse administrative
Première étape : la DPAE
Avant toute chose, vous devez procéder à une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF. Elle est obligatoire pour chaque embauche et est nominative à chaque futur salarié.
Elle peut être faite en ligne ou via le formulaire Cerfa N° 14738
Elle sert à déclarer chaque salarié que vous avez l’intention d’embaucher
Elle doit être faite dans les 8 jours précédents l’embauche ou au plus tard avant le début du travail
Elle permet de vous immatriculer à la Sécurité sociale si c’est votre première embauche
Elle permet d’immatriculer le salarié au régime général de la Sécurité Sociale
Elle permet d’affilier le salarié au régime d’assurance chômage
Elle permet de déclarer l’embauche auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire
Si vous ne la faites pas, alors vous vous exposez à une pénalité d’un montant égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
Le contrat de travail
Après l’embauche, vous devez remettre à votre recrue le contrat de travail écrit. Il permet de formaliser l’engagement entre vous et votre salarié. Il est obligatoire pour toute embauche en CDD, CDI, temps plein ou partiel et est fortement recommandé dans les autres cas.
Le contrat de travail doit contenir certaines mentions obligatoires :
En fonction du type de contrat, d’autres clauses peuvent être ajoutées. Mais notre pôle de compétences RH vous accompagne dans la rédaction du contrat !
La santé au travail
Visite médicale d'embauche
Depuis 2016, la médecine du travail prévoit une première visite d’information et de prévention. C’est un examen médical d’aptitude à l’embauche qui doit être réalisé avant la fin de la période d’essai. Une attestation de suivi vous est délivrée à vous ainsi qu’à votre salarié.
Instaurer une mutuelle d'entreprise
Tout dirigeant qui souhaite embaucher son premier salarié doit préalablement mettre en place une mutuelle d’entreprise. Le premier salarié et tous les suivants devront ensuite obligatoirement y adhérer sauf si :
le salarié est déjà couvert par la mutuelle d’entreprise de son conjoint
il bénéficie de la complémentaire santé solidaire
il travaille à temps partiel
il est en CDD
Autres affiliations et inscriptions
Inscription au registre unique du personnel (RUP)
Il est impératif d’inscrire chaque nouveau salarié par ordre chronologique des embauches au registre unique du personnel. Il peut être tenu de façon numérique et doit regrouper les informations suivantes :
identification du salarié
carrière et type de contrat
date d’entrée (et de sortie le jour où il s’en va)
Affiliation à l'organisme de retraite
Si c’est votre première embauche, il vous faudra adhérer à une caisse de retraite. Ensuite, vous devrez affilier votre nouvel embauché à l’Agirc-Arco qui est l’organisme en charge de la retraite complémentaire.
Documents et autres informations
Les affichages obligatoires
Eh oui, qui dit embauche dit nouvelle déco !
À partir de l'embauche d'un salarié, vous avez l'obligation d'afficher de nombreuses infos dans vos locaux :
coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin
consignes de sécurité
référence à la convention collective applicable
interdiction de fumer
horaires collectifs de travail
consignes de sécurité et incendies
…
Le règlement intérieur n’est obligatoire qu’à partir de 50 salariés
Les documents à remettre au salarié
1⃣ Vous devez fournir à votre nouvelle recrue une copie de la DPAE ou l’accusé de réception de l’URSSAF.
2⃣ Un document unique d’évaluation des risques doit être réalisé et mis à disposition du salarié. Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et identifie les risques.
La gestion de la paie
Dès lors que vous recrutez une personne, vous devez mettre en place une organisation en matière de gestion de paie. C’est une partie qui peut être compliquée et c’est pourquoi nous ne pouvons que vous conseiller de vous faire accompagner par un professionnel qualifié ! Dans ce sens, les compétences d’A2N Expertise sont là pour vous aider en tant que chef d’entreprise à avoir l’esprit plus léger, en nous occupant de la gestion de la paie et l’établissement des fiches de paie.