Vous vous êtes déjà demandé si vous pouviez déduire un repas, un déplacement, une formation… ou même un ordinateur acheté “à moitié pro, à moitié perso” ?
Bonne nouvelle : déduire des frais professionnels n’a rien de sorcier. Mais encore faut-il savoir ce qui est vraiment déductible… et ce qui risque de vous attirer un petit courrier de l’administration fiscale.

La Team A2N vous aide à y voir clair, simplement, sans jargon.

1. Ce que vous pouvez déduire (et sans trembler)

Pour qu’un frais soit déductible, trois règles simples :
✔ Il doit être engagé dans l’intérêt direct de l’activité.
✔ Il doit être proportionné.
✔ Il doit être justifié (facture, preuve, objectif pro).

Voici les frais que les entrepreneurs peuvent déduire sans souci :

• Les déplacements professionnels

Frais kilométriques, carburant, train, parking, hôtel…
Tant que le déplacement a un objectif professionnel clair, c’est déductible.

• Les repas professionnels

Les repas pris lors d’un déplacement ou dans le cadre d’un RDV client sont déductibles.
⚠ Ils doivent rester raisonnables (on évite le gastronomique tous les mercredis midi ).

• Le matériel et les outils de travail

Ordinateur, logiciel, téléphone, imprimante, mobilier de bureau…
Tout ce qui sert à produire votre activité est déductible.

• Les formations professionnelles

Très bonne nouvelle : vous pouvez déduire
• formations techniques,
• formations commerciales,
• certifications,
• séminaires métiers.

• Les dépenses liées à votre local professionnel

Loyer, charges, électricité, internet, assurance, mobilier…
Tout ce qui concerne l’espace de travail est déductible.

• Les assurances et cotisations obligatoires

Assurance RC Pro, mutuelle, prévoyance, URSSAF…
Ce sont des frais 100 % déductibles.

2. Ce que vous NE pouvez pas déduire (même si tout le monde essaie )

Certaines dépenses ne passent pas, même si elles “pourraient” avoir un lien lointain avec votre activité.

• Les achats personnels

TV pour le salon, vêtements “pour paraître professionnel”, bijoux, meubles pour la maison…
Même si ça vous “aide à travailler”, l’administration dit non.

• Les restaurants sans intérêt professionnel réel

Un repas entre amis… même si vous parlez business.
Il faut un objet pro concret, pas “on a évoqué deux minutes mon activité”.

• Les cadeaux clients sans limite

On l’entend partout, mais il est souvent mal compris. Le plafond de 69 € par an et par bénéficiaire ne limite pas la valeur des cadeaux que vous pouvez offrir. Ce montant sert uniquement à déterminer si la TVA est récupérable ou non.

Par exemple, offrir un cadeau de 200 € à une personne qui vous a aidé à remporter un marché de 200 000 € est parfaitement acceptable. Il suffit que le geste soit proportionné et documenté.

• Les voyages personnels masqués en voyages pros

Un week-end au soleil payé en frais ?
Si l’administration estime qu’il n’y a pas de but professionnel réel → ce n’est pas déductible.

• Les tenues vestimentaires “ordinaires”

Seules les tenues spécifiques (EPI, uniforme, blouses…) sont déductibles.
Les vêtements du quotidien, même “pour l’image”, ne le sont pas.

3. Les zones grises : quand ça dépend

Certaines dépenses sont déductibles… sous conditions.
C’est là que beaucoup d’entrepreneurs se trompent.
 

• Téléphone personnel utilisé pour le travail ? 

Déductible en partie seulement
On calcule un pourcentage d’usage professionnel (ex : 60 %).

• Véhicule personnel vs véhicule de société ? 

Les deux sont possibles, mais pas avec les mêmes règles :
• véhicule de société = amortissement + carburant + assurance
• véhicule perso = indemnités kilométriques

• Bureau à domicile ? 

Oui c’est possible !
Mais uniquement si vous pouvez justifier un usage professionnel réel (surface dédiée, calcul prorata charges).

• Matériel “hybride” ?

Smartphone, tablette, logiciels…
Même logique : déduction proportionnelle selon l’utilisation professionnelle.

4. Comment éviter un redressement ?

La clé : des preuves et de la cohérence.

Conservez toutes vos factures

Même celles envoyées par mail ou en PDF.
Sans facture → aucune déduction possible.

Notez le but professionnel

Sur une facture de restaurant ou d’hôtel, notez la raison :
“RDV client – préparation devis”
“Salon professionnel – déplacement”
Ce petit geste peut vous sauver lors d’un contrôle.

Classez vos documents

Un contrôle fiscal peut remonter sur 3 ans.
Avoir un dossier propre fait toute la différence.

Faites valider vos pratiques

Un expert-comptable peut vérifier ce que vous déduisez
→ sécurité + optimisation + tranquillité.

Conclusion

Déduire vos frais professionnels n’est pas compliqué :
Si c’est utile à votre activité, raisonnable et justifié → c’est OK.
Si c’est personnel, disproportionné ou flou → c’est NON.

Une bonne gestion des frais, c’est moins d’impôts, plus d’optimisation… et zéro stress lors d’un contrôle.

Et si vous avez un doute ?
La Team A2N est là pour vous accompagner et sécuriser vos décisions.

Vous avez un projet à lancer, un besoin ponctuel ou une charge de travail qui augmente… et vous vous demandez : vaut-il mieux embaucher un salarié, faire appel à un freelance ou confier la mission à un prestataire ? Pas de panique ! La Team A2N vous explique les avantages, inconvénients et points à surveiller pour chaque option, afin de choisir en toute sérénité.

Salarié : le choix pour la continuité et l’engagement

Embaucher un salarié implique un engagement long terme, mais apporte aussi une stabilité à votre entreprise.

Avantages :

• Disponibilité régulière et impliquée dans la vie de l’entreprise.

• Possibilité de former et de fidéliser sur le long terme.

• Accès à des compétences internes récurrentes.

Inconvénients :

• Coût global élevé : salaire brut + charges sociales + avantages.

• Moins de flexibilité : difficile de réduire l’effectif rapidement si la charge de travail diminue.

Astuce A2N : calculez le vrai coût d’un salarié avant toute embauche pour éviter les mauvaises surprises sur votre trésorerie.

Freelance : l’option flexible et spécialisée

Faire appel à un freelance permet de combler un besoin précis sans engagement long terme.

Avantages :

• Flexibilité : vous payez uniquement pour la mission ou le temps travaillé.

• Expertise pointue : souvent spécialisé dans un domaine précis.

• Moins de charges sociales et administratives que pour un salarié.

Inconvénients :

• Disponibilité limitée : un freelance peut travailler pour plusieurs clients à la fois.

• Moins d’intégration à la culture d’entreprise et suivi sur le long terme.

Astuce A2N : définissez un contrat clair avec la mission, les délais et les livrables pour éviter les malentendus.

Prestataire : externaliser une fonction entière

Parfois, externaliser complètement une fonction (comptabilité, communication, IT…) est plus efficace.

Avantages :

• Gain de temps : pas besoin de gérer les salariés ou freelances sur cette mission.

• Expertise et outils professionnels déjà en place.

• Souplesse : vous pouvez arrêter ou ajuster la prestation selon vos besoins.

Inconvénients :

• Moins de contrôle direct sur le quotidien de la mission.

• Coût parfois plus élevé à court terme si la prestation est régulière.

Astuce A2N : choisissez un prestataire reconnu, avec des références et un contrat clair précisant les engagements et délais.

Comment décider ?

Pour faire le bon choix, posez-vous ces questions :

• Ai-je besoin de disponibilité continue ou ponctuelle ?

• Quel budget puis-je allouer au projet ?

• Ai-je besoin d’intégrer la personne dans l’équipe ou puis-je externaliser totalement ?

• Quelle expertise spécifique est nécessaire ?

Parfois, la solution optimale combine plusieurs options : un salarié pour les missions régulières et stratégiques, un freelance pour des besoins ponctuels, et un prestataire pour des fonctions complètes ou spécialisées.

Avec ce guide, vous pouvez enfin décider sereinement, sans risque de surcoût ou de mauvaise gestion. Et rappelez-vous : bien planifier vos besoins humains et financiers, c’est gagner en sérénité et en efficacité !